Η ισχύς του εγγράφου σχεδιασμού

Πώς η τεκμηρίωση της διαδικασίας μας έχει γίνει ένα βασικό κομμάτι του πώς σχεδιάζουμε στο Deliveroo.

Επιστρέφοντας όταν βρισκόμουν στη μέση του γραφικού μου σχεδιασμού, αγγίζοντας τα πάντα, από το branding μέχρι το "making-book" (αυτό ήταν οδυνηρό), υπήρχε πάντα ένα πράγμα που αναμενόταν από κάθε μαθητή όταν έστειλαν το έργο τους - Βιβλίο. Οι καθηγητές μας ήξεραν πότε ήταν μια φάρσα, βιαστικά συγκεντρωμένη πριν από μια προθεσμία. Όχι μόνο επειδή διαβάστηκε σαν φάρσα, αλλά επειδή έδειξε στο ίδιο το έργο. Η λήψη του χρόνου για να προσαρμόσουμε τη διαδικασία μας βοήθησε να σκεφτούμε γενικά και να μην βουτήξουμε πολύ γρήγορα στις λεπτομέρειες, να προσδιορίσουμε τα πρότυπα και τις σχέσεις σε ό, τι ήταν εννοιολογικά και οπτικά συστήματα. Μας βοήθησε να εντοπίσουμε βασικά προβλήματα πριν βυθιστούμε σε λύσεις, ανεξάρτητα από το παραδοτέο. Ακούγεται οικείο?

Ως σχεδιαστής προϊόντων αυτές τις μέρες, είναι ασφαλές να πείτε ότι ασχολείστε συχνά με πολύπλοκα προβλήματα που προέρχονται από διάφορες πηγές. Διαφορετικά προϊόντα αντιμετωπίζουν διαφορετικά προβλήματα, μερικοί αντιμετωπίζουν ξεπερασμένες κωδικές βάσεις ή αργά API, ενώ άλλες είναι κακώς εξοπλισμένη ομάδα CS. Ίσως το μάρκετινγκ να αποσυνδεθεί από το προϊόν και το CRM σας υποφέρει. Η μετατροπή υποφέρει και οι χρήστες διαμαρτύρονται για μια πρόσφατη αλλαγή. Αυτά είναι όλα τα πράγματα που μπορούν να συνεισφέρουν (συχνά μαζί) στο να σχηματίσουν ένα ακανθώδες πρόβλημα που πρέπει να κατακερματιστεί και να γίνει κατανοητό, προτού να μπορέσετε να προσεγγίσετε μια λύση.

Όταν είστε έτοιμοι να προχωρήσετε στην επίλυση αυτού του προβλήματος, πώς παρακολουθείτε τις πολλαπλές κατευθύνσεις που θα διερευνήσετε; Γιατί κάποιος εργάστηκε για τα υπόλοιπα; Έχετε τους συνδέσμους σε αυτά τα ευρήματα της έρευνας που κρατάτε αναφορές; Τι ακριβώς εννοείτε από το σύστημα; Τι γίνεται με αυτή τη συνάντηση, όπου λάβατε ανατροφοδότηση που μπορεί να αλλάξει εντελώς την αγαπημένη σας κατεύθυνση; Φρόντισες να σημειώσεις; Πού μπορούν οι μηχανικοί σας να βρουν αυτό το διάγραμμα κανόνων; Τι γίνεται με τα τελικά ψεύτικα και τα πρωτότυπα;

Εισαγάγετε το έγγραφο σχεδιασμού.

Οφέλη για τον σχεδιαστή

Το γράψιμο μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για κάθε βήμα της διαδικασίας του σχεδιαστή και τα οφέλη για τη γνωστική κατανόηση είναι γνωστά. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την αρχή της διαδικασίας σχεδιασμού. Μελετώντας σχολαστικά ποιο είναι το πρόβλημα και γιατί υπάρχει, τα αντίστοιχα ευρήματα έρευνας ή ανάλυσης, οι εργασίες που πρέπει να γίνουν και οι στόχοι σχεδιασμού σάς βοηθούν να τυλίξετε το κεφάλι σας γύρω από την πολυπλοκότητα και να δημιουργήσετε ένα θεμέλιο από το οποίο να προχωρήσετε. Όχι μόνο αυτό, αλλά αν μοιράζεστε το έγγραφό σας σε crits ή με την ομάδα σας, θα είστε συνειδητά αυτο-επεξεργάζεστε για να κάνετε τα πράγματα όσο πιο σύντομα και πιό παριστάμενα, να απαλλαγείτε από άχρηστες λέξεις και να παρέχετε περαιτέρω σαφήνεια στον εαυτό σας.

Όλοι γνωρίζουμε πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν εφαπτομενικές λύσεις και ότι οι σημερινοί σχεδιαστές προϊόντων χρησιμοποιούν διάφορα μέσα για να τα μεταφέρουν. Λέξεις, σύρματα, διαγράμματα, πρωτότυπα χαμηλής πιστότητας και υψηλής πιστότητας, απλές στατικές εικόνες ή βίντεο που περιγράφουν περίπλοκες αλληλεπιδράσεις, ακόμα και κώδικες. Αν και οι σχεδιαστές δουλεύουν σε μια ποικιλία εργαλείων για να δημιουργήσουν όλα αυτά τα στοιχεία, είναι σημαντικό να συγκεντρωθούν σε μια κεντρική τοποθεσία για να θεωρηθούν ολιστικά.

Ακόμα κι αν η διαδικασία είναι η πράξη της επανεφαρμογής συγκεκριμένων στρατηγικών σε διαφορετικά προβλήματα, τα πράγματα δεν πάνε ποτέ σύμφωνα με το σχέδιο. Οι κρίσεις ή οι συζητήσεις με τη μηχανική ενδέχεται να επηρεάσουν την αρχική σας κατεύθυνση. Το έγγραφο σας επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες αυτές τις συναντήσεις και τις επακόλουθες αλλαγές. Μια σαφής πηγή αλήθειας στην οποία πάντα μπορείτε να επισημάνωτε. Αυτό γίνεται εξαιρετικά σημαντικό για μεγαλύτερα έργα, όπου συχνά είναι δύσκολο για εσάς και τους άλλους να θυμούνται συγκεκριμένες αποφάσεις που έγιναν πριν από εβδομάδες, οι οποίες είναι υπεύθυνες για τη λύση που βλέπουν σήμερα.

Απλά να είστε ευτυχείς που δεν χρειάζεται να τεκμηριώνετε στα Windows.

Οφέλη για την ομάδα

Μια καλά δομημένη και συνοπτική σχεδίαση doc δεν σας βοηθά να βάζετε μόνο τη δική σας δουλειά. Μια ομάδα που κάνει τα docs ένα βασικό μέρος της διαδικασίας τους καθιστά τη ζωή των συναδέλφων τους σχεδιαστές πολύ ευκολότερη όταν πρόκειται για τη συνολική ορατότητα. Μπορεί να είναι επώδυνο να προσπαθήσετε να αποκτήσετε ένα πλαίσιο σχετικά με το τι δουλεύουν άλλοι, ειδικά όταν οι αποφάσεις τους μπορεί να έχουν αντίκτυπο στη δική σας δουλειά.

Η ανάγνωση του Slack ή η μετάβαση μέσω των αρχείων Sketch δεν είναι ιδανική για την λήψη λεπτομερών αποφάσεων. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο πάντα βοηθούν, αλλά μια συνάντηση είναι χρονοβόρα και η συνήθεια για πάρα πολλές συναντήσεις μπορεί να οδηγήσει σε πολύ κακά πράγματα που συμβαίνουν. Ο doc παρέχει τον καλύτερο τρόπο για να προσεγγίσετε όλα τα απαραίτητα πλαίσια για να κατανοήσετε τη δουλειά των συναδέλφων σχεδιαστών σας.

Το πράγμα είναι, είμαστε όλοι επιλεκτικοί για τα εργαλεία μας - ειδικά για τους σχεδιαστές. Το σκίτσο κυριαρχεί κυρίως επειδή απομακρύνεται από το πρήξιμο των ανταγωνιστών του και επιδιώκει την ταχύτητα και την απλότητα. Πολλοί σκέφτονται την τεκμηρίωση και οραματίζουν ένα άγκιστο Google Doc που βρίσκεται αδέξια γύρω από τη διάταξη εκτύπωσης, μία που αγωνίζεται να χειριστεί απλές εικόνες και βασίζεται στο οικοσύστημα κίνησης της Google για συνεργασία.

Βρείτε το σωστό εργαλείο και δομή

Εδώ στο Deliveroo, έχουμε αγκαλιάσει πλήρως το Notion ως εργαλείο σχεδιασμού του go-to design doc. Πρώτον, ως ξεχωριστός σχεδιαστής είναι χαρά να το χρησιμοποιήσετε. Εξυπηρετεί τέλεια για λεπτομερείς αναγνώσεις που απαιτούν όλες τις πολλαπλές μορφές μέσων που ανέφερα προηγουμένως, ενώ είναι γρήγορες και όμορφες. Η έννοια επιτρέπει επίσης στις ομάδες να εργάζονται στην ίδια περιοχή, ιδανική για γενική ορατότητα.

Πριν από τη συμμετοχή μου στην Deliveroo, πέρασα μερικά χρόνια στο Intercom ως σχεδιαστής προϊόντων στο Δουβλίνο. Κατά τη διάρκεια του χρόνου μου εκεί, επιλύσαμε μια συγκεκριμένη δομή στη διαδικασία μας όταν αντιμετωπίζουμε πολύπλοκα προβλήματα. Με κάποιες μικρές τροποποιήσεις, δημιούργησα ένα πρότυπο στο Notion και άρχισα να χρησιμοποιώ το έγγραφο για τα αρχικά μου έργα στο Deliveroo.

Πολύ σύντομα, οι σχεδιαστές, οι στρατηγικοί περιεχομένου, ακόμα και οι μηχανικοί ρωτούσαν για το εργαλείο που χρησιμοποιούσα. Μέσα σε λίγες εβδομάδες, το Notion και το πρότυπο του εγγράφου σχεδιασμού είχαν ριζώσει στο προϊόν org από το έδαφος και με γνήσιο ενθουσιασμό. Φοβερός.

Η ίδια η διαδικασία χωρίζεται σε τρία διαδοχικά τμήματα. Το πρώτο είναι να παρέχει το πλαίσιο, τα κρατικά προβλήματα και τις θέσεις εργασίας, καθώς και να συνδέεται με οποιαδήποτε υποστηρικτική έρευνα ή ανάλυση. Το δεύτερο είναι μια ιδέα ή σχεδιασμός συστήματος με λύσεις υψηλού επιπέδου. Το τρίτο και τελευταίο μέρος είναι για τα ψεύτικα σχέδια και τα πρωτότυπα υψηλής πιστότητας. Υπάρχει επίσης ένα τμήμα περίληψης στην κορυφή, οπότε όποιος βλέπει το έγγραφο μπορεί να δει την τρέχουσα κατάσταση της φάσης σχεδιασμού. Στο πλαίσιο της περίληψης, συνδέουμε επίσης βαθιά με υποσελίδες για συζητήσεις / βιβλία / συναντήσεις που μπορεί να επηρεάσουν τις αποφάσεις του σχεδιαστή. Η ιεραρχία βαθιάς σύνδεσης του Notion καθιστά απίστευτα απλή την εγκατάσταση.

Μπορείτε να δείτε το πρότυπο μας εδώ.

Τώρα που η νοημοσύνη είναι ριζωμένη μέσα στο προϊόν org, κάθε μία από τις ομάδες προϊόντων μας έχει τη δική της περιοχή η οποία περιλαμβάνει ένα κουμπί προτύπου. Ένα κλικ και έχετε δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο σχεδίασης χρησιμοποιώντας το πρότυπο που περιγράφεται παραπάνω. Απλή, γρήγορη, εύκολη αλλαγή.

Πότε να χρησιμοποιήσετε

Τώρα είμαι βέβαιος ότι πολλοί από εσάς λέτε ότι όλα αυτά είναι καλά και καλά, αλλά αυτό φαίνεται σαν πολλή δουλειά, όταν εγώ ή η εταιρεία μου κινείται γρήγορα. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το έγγραφο σχεδιασμού είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αντιμετώπιση μεγάλων πολύπλοκων προβλημάτων. Στην Intercom, είχαμε έναν γενικό κανόνα που εφήρμοσε στα γράμματά μας. Εάν ένα έργο πρόκειται να πάρει λιγότερο από μια εβδομάδα για να σχεδιάσει και να οικοδομήσει, δεν είναι συνήθως αξίζει καταδύσεις βαθιά μέσα στα ζιζάνια σε βάρος της ταχύτητας.

Για τα μεγαλύτερα προβλήματα για τα οποία εσείς και η ομάδα σας αφιερώσατε σωστά χρόνο και πόρους για την επίλυση, μετά από μια σαφή διαδικασία μέσω του σχεδιασμού, ο doc μπορεί να είναι ένας παίκτης αλλαγής παιχνιδιών.

Σε αυτό το σημείο, ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε ως σχεδιαστής για να βοηθήσετε τους πρωθυπουργούς και τους μηχανικούς σας να κατανοήσουν τη σημασία της διαδικασίας σας και να σεβαστούν την ανάγκη για βαθιά κατάδυση όταν είναι κατάλληλες για το έργο. Να μοιράζεστε τακτικά την πρόοδο της δουλειάς σας μέσα από το έγγραφο, να το χρησιμοποιείτε για να παρουσιάζετε σε συναντήσεις ομάδας, να συζητάτε τους ανθρώπους και να χρησιμοποιείτε ως σημείο αναφοράς. Ο καθένας εκτιμά την κεντρική πηγή της αλήθειας. Απλά φροντίστε να τηρήσετε μια δομή που λειτουργεί, να είναι συνοπτική και να γράφετε το έγγραφό σας γνωρίζοντας ότι θα προβληθεί από άλλους.

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε ως σχεδιαστής για να βοηθήσετε τους πρωθυπουργούς και τους μηχανικούς σας να κατανοήσουν τη σημασία της διαδικασίας σας και να σεβαστούν την ανάγκη για βαθιά κατάδυση όταν είναι κατάλληλες για το έργο.

Για να ολοκληρώσετε

Τα προβλήματα των προϊόντων είναι πολύπλευρα και απίστευτα περίπλοκα, συχνά ακατάστατα δεδομένης της σχετικής νεολαίας του επαγγέλματός μας και της βιομηχανίας μας. Ως σχεδιαστής, η τεκμηρίωση της διαδικασίας σας δεν είναι μόνο ένας πολύ καλός τρόπος να βοηθήσετε να καταργήσετε αυτά τα προβλήματα και να παραμείνετε οργανωμένοι, αλλά επιτρέπει στους συμπαίκτες σας να παραμείνουν ενημερωμένοι για την εργασία σας και να κατανοήσουν καλύτερα τη διαδικασία σας. Εργαλεία όπως το Notion κάνουν την τεκμηρίωση ευχάριστη και εξυπηρετούν όλα τα παραδοτέα που χρειάζονται για να διαμορφώσουν βιώσιμες, ολιστικές λύσεις. Έχουμε αγκαλιάσει πλήρως τα design docs από κάτω προς τα πάνω εδώ στο Deliveroo, όπως κάναμε στην Intercom, γιατί έχουμε δει τις επιπτώσεις που μπορεί να έχουν στη ναυτιλία υψηλής ποιότητας, καλά μελετημένη εργασία, καθώς και βοηθώντας όλους σε όλη την εταιρεία κατανοήσουμε τη διαδικασία μας.

Θα θέλαμε να ακούσουμε τον τρόπο με τον οποίο τεκμηριώνετε τη διαδικασία σας και τι λειτουργεί για την ομάδα σας. Μη διστάσετε να μας φωνάξετε στο Deliveroo Design Team. Αν σας αρέσει αυτό που διαβάζετε, προσλαμβάνουμε σχεδιαστές προϊόντων, στρατηγικούς περιεχομένου και ερευνητές!