Ας έχουμε καλύτερες συναντήσεις!

Πώς να εκτελέσετε ένα πιο σφιχτό πλοίο και να χρησιμοποιήσετε καλύτερα το χρόνο του καθενός

Εικονογράφηση ευγενική προσφορά των Laurel Hechanova και Patrick DiMichele

Συντάχθηκε από τους Laurel Hechanova και Patrick DiMichele

Είμαστε όλοι εκεί: Καθισμένοι γύρω από ένα τραπέζι συνεδριάσεων, τα μάτια μας μετατοπίζονται από άτομο σε άτομο καθώς προσπαθούμε να καταλάβουμε τι ακριβώς είμαστε όλοι μαζί για να πετύχουμε. Η απογοήτευση αυξάνεται καθώς αντιλαμβανόμαστε ότι δουλεύουμε χωρίς σαφή σκοπό, χωρίς όλους τους σχετικούς ανθρώπους ή τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε, και έχουμε τώρα 24 λεπτά μέχρι να χρειαστεί να αναβληθούμε για να μπορέσουμε να το κάνουμε αυτό ξανά στην επόμενη μας συνάντηση.

Μπλιαχ. Σίγουρα μπορούμε να κάνουμε καλύτερα. Στην πραγματικότητα, για τη συλλογική λογική μας, πρέπει να κάνουμε καλύτερα. Διαφορετικά, θα σπαταλάμε τα πρωταρχικά της ζωής μας που κάθεται σε αποστειρωμένες αίθουσες συνεδριάσεων που περιμένουν κάτι να συμβεί.

Έτσι λοιπόν, ας δώσουμε την ίδια προσοχή στις συναντήσεις μας που φέρνουμε στην έρευνα που διεξάγουμε, στα εργαστήρια που διευκολύνουμε και στην «τακτική» δουλειά που κάνουμε όλος ο χρόνος.

Δείτε πώς:

Ανοίξτε δυνατά

Κάθε συνάντηση χρειάζεται ένα "PAL"

Αυτό είναι ένα φανταχτερό ακρωνύμιο για τον σκοπό, την ημερήσια διάταξη, το μήκος. Και υπόσχομαι, αν σταματήσετε να διαβάζετε τώρα και απλά προσθέτετε ένα υποχρεωτικό PAL σε κάθε σύσκεψη που συγκαλείτε και παρακολουθήσετε, η δουλειά σας θα βελτιωθεί δραματικά.

Ξεκινήστε εγκαίρως

Εάν το σχέδιο πρόκειται να έρθει μαζί για μια συνάντηση 10 π.μ. και είναι στις 10 το πρωί, κινήστε. Αν περιμένετε τα συνηθισμένα ταχύτερα ή εκείνα που απάντησαν "ίσως", πιθανότατα θα περιμένετε λίγο και θα σπαταλάτε τον χρόνο του καθενός όπως εσείς. Αν μη τι άλλο, θα προσθέσει ένα κομμάτι δράμα στη διαδικασία, καθώς όλοι αναμένουν πώς ο Boss Brooke θα αντιδράσει όταν συνειδητοποιήσουν ότι ο κόσμος δεν σταμάτησε να γυρίζει σε απουσία τους.

Καθιέρωση και ανάθεση ρόλων

Ποιος παίρνει σημειώσεις; Καταγραφή των υποχρεώσεων; Παρακολουθώντας το ρολόι; Όλοι αυτοί οι ρόλοι θα μπορούσαν να πέσουν σε σας ή θα μπορούσαν να μεταβιβαστούν μαζί σας σε εκείνους στο δωμάτιο. Ό, τι αποφασίσετε, να είστε συγκεκριμένοι για το ποιος είναι υπεύθυνος για το τι.

Ορίστε τους κανόνες εδάφους

Είμαστε θέματα χρόνου-εγκιβωτισμού ή αφήνουμε τη ροή των συνομιλιών; Υπάρχει κάποια προσδοκία ότι όλοι θα μείνουμε μακριά από τις συσκευές μας κατά τη διάρκεια της συνάντησης; Οι βασικοί κανόνες αφορούν το να είναι κανείς ρητός και δηλωτικός σχετικά με τους ισχύοντες κανόνες. Επιπλέον, έχοντας βασικούς κανόνες εγκατεστημένους στην αρχή, είναι πολύ πιο εύκολο να καλέσουμε κάποιον έξω για κάτι που συμφωνήσαμε όλοι ότι δεν θα το κάνουμε.

Ελέγξτε την ημερήσια διάταξη

Επειδή η ατζέντα υπάρχει, σωστά; Στην αρχή της συνάντησης κάντε ένα γρήγορο γύρισμα από όλα όσα σχεδιάζετε να καλύψετε, ζητήστε κάποια εισροή για τις προσαρμογές που ίσως χρειαστεί να γίνουν και στη συνέχεια πηγαίνετε, πηγαίνετε, πηγαίνετε.

Διευκολύνετε αποτελεσματικά

Όπως και σε κάθε άλλη ερώτηση που θα απευθυνθείτε στην επαγγελματική σας ζωή, η απάντηση στο "Πώς μπορώ να πραγματοποιήσω μια αποτελεσματική συνάντηση;" είναι: εξαρτάται. Εξαρτάται από το πού βρίσκεστε στο έργο σας, τι προσπαθείτε να πετύχετε και με ποιον εργάζεστε.

Όμως, μεγάλη εικόνα, πιστεύουμε ότι υπάρχουν τρεις πρωτότυπες μορφές συναντήσεων στον τυποποιημένο κύκλο ζωής του έργου (είτε αυτή η "κανονική" διάρκεια είναι ένα σπριντ δύο εβδομάδων, μια βύθιση οκτώ εβδομάδων, ή κάτι τελείως διαφορετικό).

Να διερευνήσει τις συναντήσεις νωρίς στο έργο, να αποφασίσει τις συναντήσεις καθώς εμφανίζονται οι δυνατότητες και να εξετάσει τις συναντήσεις καθώς συμβαίνει η εκτέλεση.

"Εξερευνήστε" Συναντήσεις

Αυτές οι συναντήσεις έρχονται νωρίς στο έργο σας. Έχουν επικεντρωθεί στην κατανόηση του γιατί το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε είναι σημαντικό και καθορίζοντας πώς θα γνωρίζετε συλλογικά ότι το πρόβλημα έχει λυθεί αποτελεσματικά.

  1. Κατανοήστε τους στόχους
    Πάρτε μια συγκεκριμένη κατανόηση του τι πρέπει να ολοκληρώσετε και πώς θα μετρήσετε την επιτυχία. Πολλές φορές, αφήνουμε τους ενδιαφερόμενους από το γάντζο όταν μας παρέχουν στόχους όπως «πρέπει να είναι διαισθητικός» ή «αυτή η πρωτοβουλία είναι πολύ σημαντική για την ηγεσία». Ο πρώτος είναι επίθετο και αυτός είναι ένα κίνητρο, αλλά κανένας από αυτούς δεν είναι στόχοι. Σκάβουμε βαθύτερα. Βρείτε τον βασικό χρήστη, την επιχείρηση ή το τεχνικό πρόβλημα που είναι αρκετά οδυνηρό που μετατράπηκε σε ένα έργο.
  2. Κανε ερωτησεις
    Ατελείωτα. Αποκτήστε μια κατανόηση της τρέχουσας κατάστασης και της σκέψης που οδήγησε σε αυτό το κράτος. Καταλάβετε τι έχει δοκιμαστεί στο παρελθόν και πόσο επιτυχής (ή όχι) κάποια από αυτές τις πρωτοβουλίες υπήρξαν. Αγκαλιάστε το γεγονός ότι, ως σχεδιαστής, είστε σίγουρα δεν είναι ειδικός τομέα ή ειδικός θέμα. Ζητήστε μια ολόκληρη δέσμη φαινομενικά βασικών ερωτημάτων για να αποκτήσετε μια πιο ξεχωριστή αίσθηση των πραγμάτων.
  3. Σκεφτείτε το πρόβλημα
    Πάρτε τον εαυτό σας, τους ενδιαφερόμενους και τους συμπαίκτες σας στα παπούτσια των ανθρώπων που σχεδιάζετε. Παροχή προτροπών για να μιλήσουν οι άνθρωποι:
    • Αυτή τη στιγμή δεν μπορούμε ...
    • Οι πελάτες μας παραπονούνται ότι ...
    • Χάνουμε τον ανταγωνισμό επειδή ...
    • Ένα ιδιαίτερο σημείο πόνου είναι ...
    • Δεν πρέπει να είναι τόσο δύσκολο να ...
  4. Εξερευνήστε τις δυνατότητες
    Το συντομότερο δυνατόν, οι άνθρωποι μοιράζονται ιδέες και σκιαγραφούν έννοιες. Ίσως πρέπει πρώτα να κάνετε κάποια έρευνα ή να καθορίσετε κάποια πτυχή της τεχνικής σκοπιμότητας - μεγάλη, το κάνετε αυτό. Στη συνέχεια μοιραστείτε την με την ομάδα ως πλαίσιο για μια δραστηριότητα που διευκολύνει την εξερεύνηση του τι είναι δυνατό.
  5. "Ναι και…"
    Σε συναντήσεις εξερεύνησης, αυτή είναι η προεπιλεγμένη απάντησή σας. Αναπτύξτε τις ιδέες του άλλου και συνδυάστε τις για να δημιουργήσετε νέες και καλύτερες επιλογές. Εχει πλάκα!

"Αποφασίστε" Συναντήσεις

Αυτές οι συναντήσεις έρχονται κατά τη διάρκεια του μεσαίου τμήματος του έργου σας. Έχουν επικεντρωθεί στην κατανόηση της προτεινόμενης λύσης, της αρχής και της λήξης της και των σχετικών πλεονεκτημάτων των επιλογών που εξετάζετε.

  1. Διευκρινίστε τους στόχους
    Εάν αφήσατε τις συναντήσεις σας "εξερευνήσετε" με την κατανόηση του στόχου, χρησιμοποιήστε τις "αποφάσεις" για να σταθμίσετε τη σχετική σημασία των ανταγωνιστικών στόχων ή να προσδιορίσετε πόσο σημαντικό είναι το μέγεθος ή η μικρή επίπτωση.
  2. Προσφορά προτάσεων
    Τα πράγματα που έχετε μάθει και οι έννοιες που έχετε δημιουργήσει σας έχουν εξοπλίσει με τις γνώσεις για να σας προσφέρουν ιδέες. Αυτές οι προτάσεις ενδέχεται να μην είναι επιτόπου, και αυτό είναι εντάξει. Θα μάθετε περισσότερα κάθε φορά που μια ιδέα που επιπλέει αναβαθμίζεται από τους λαούς που ξέρουν περισσότερα.
  3. Πλαίσιο της λύσης
    Πάρτε τις έννοιες που δημιουργήσατε σε προηγούμενες συναντήσεις και τις μετατρέπετε σε ιστορίες ή απαιτήσεις χρηστών. Λάβετε σχόλια σχετικά με το μέγεθος και το σχήμα αυτού που προτείνετε και σκεφτείτε να αναδιπλώσετε νέες ιδέες στο μείγμα.
  4. Αξιολογήστε τις επιλογές
    Αυτά θα μπορούσαν να είναι εννοιολογικές δηλώσεις, σκίτσα, wireframes ή full-on μακέτες. Το επίπεδο εμπιστοσύνης είναι πολύ μικρότερο από το να θέτουμε μια σειρά διαφορετικών δυνητικών λύσεων μπροστά στους ενδιαφερόμενους και να διευκολύνουμε την αξιολόγηση των πλεονεκτημάτων, των μειονεκτημάτων και των συμβιβασμών.
  5. "Ίσως, αν ..."
    Έχετε μια νέα προεπιλεγμένη απάντηση. Με κάθε νέα αναθεώρηση που παράγετε, προσδιορίστε τι έχει υποτιμηθεί ή καταργηθεί ως αποτέλεσμα. Με κάθε νέα προσθήκη που εξετάζετε, εξηγήστε τις επιπτώσεις στο χρονοδιάγραμμα του έργου ή / και στον προϋπολογισμό.

"Επισκόπηση" Συναντήσεις

Αυτές οι συναντήσεις έρχονται προς το τέλος του έργου σας. Έχουν επικεντρωθεί στην κατανόηση των ειδικοτήτων του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η λύση σας, ελαχιστοποιώντας τον αριθμό των προσθηκών αργής σταδίου και των καμπυλών και παίρνοντας κάτι που αποστέλλεται.

  1. Επαναπροσδιορίστε τους στόχους
    Δεδομένου ότι έχετε σαφείς στόχους και μια σταθερή αίσθηση του πώς θα μετρήσετε την πρόοδό σας προς αυτούς τους στόχους, επαναλάβετε τα συχνά. Είναι ένας καλός τρόπος για να εδραιώνετε συνεχώς τους ενδιαφερόμενους σας για το λόγο που κάνετε αυτό το έργο (την περιοχή εμπειρογνωμοσύνης τους) και μια καλή υπενθύμιση για να τους αποτρέψετε από το να εστιάζουν πολύ στο πώς θα φτάσετε εκεί (ο τομέας της εμπειρογνωμοσύνης σας).
  2. Κάνετε συστάσεις
    Είστε ο εμπειρογνώμονας τώρα. Έχετε κάνει την έρευνα, διερευνήσατε τις επιλογές και κάνατε τις δύσκολες αποφάσεις, γι 'αυτό είναι αυτό το μέρος του έργου, όπου πρέπει να εξηγήσετε προσεκτικά πώς το πράγμα που προτείνετε είναι το καλύτερο μονοπάτι προς τα εμπρός.
  3. Πλαίσιο της εξέλιξης
    Εάν θέλετε ποτέ να στείλετε κάτι, σε κάποιο σημείο θα πρέπει να σταματήσετε να σχεδιάζετε. Σε μεταγενέστερες συναντήσεις αναθεώρησης, εξηγείτε ότι ορισμένα από τα σχόλια που λαμβάνετε είναι ακριβή, πολύτιμα και δεν πρόκειται να ενσωματωθούν αμέσως. Αναβάλλετε το μη ουσιώδες υλικό στο επόμενο στροφικό σας, την επόμενη έκδοση ή την επόμενη φάση. Δεν μπορείτε να χωρέσετε τα πάντα σε αυτό το έργο, αλλά μπορείτε να διατηρήσετε έναν τρέχοντα κατάλογο των ουσιών για να αντιμετωπίσετε το επόμενο.
  4. Υπερασπίστε αποφάσεις
    Εάν έχετε φέρει πραγματικά τους ενδιαφερόμενους σας μέσω της διαδικασίας, δεν θα πρέπει να υπάρχουν πάρα πολλές εκπλήξεις αργά στο παιχνίδι. Αλλά είναι πάντα χρήσιμο να έχετε μερικά κομμάτια λογικής που θα αναφέρετε (αποσπάσματα χρηστών, αρχές σχεδιασμού, τεχνικοί περιορισμοί, επιχειρησιακοί οδηγοί κ.λπ.) εάν και όταν σας ζητηθεί να δικαιολογήσετε μια επιλογή που κάνατε να συμπεριλάβετε ή να αποκλείσετε κάτι .
  5. "Οχι αλλά…"
    Στις συναντήσεις "επανεξέτασης", πρέπει να φτάσετε άνετα λέγοντας όχι. Όχι σαν μια αντίδραση στο γόνατο σε κάθε πρόταση που ακούτε αλλά ως τρόπος διατήρησης της ακεραιότητας του πράγματος που έχετε κάνει συλλογικά. Απορρίψτε ευγενικά την αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων και / ή να εξηγήσετε ότι η ημερομηνία μετάβασης δεν μπορεί να αλλάξει για να προσαρμόσει αυτό το νέο αίτημα. Αλλά ... προσφέρετε εναλλακτικές λύσεις, είτε πρόκειται για μικρότερες παραχωρήσεις που μπορείτε να κάνετε σε αυτό το έργο είτε για τρόπους να λάβετε υπόψη ένα νέο αίτημα σε ένα μεταγενέστερο έργο.

Συνοψίζοντας:

Εξερευνήστε για να μάθετε για το πρόβλημα που επιλύετε, Αποφασίστε για την αξιολόγηση των επιλογών και για την επισκόπηση για να λάβετε μια λύση.

Κλείστε ισχυρή

Συνοψίστε τις αποφάσεις

Καθώς ολοκληρώνετε τις συναντήσεις σας, αφιερώστε λίγο χρόνο, αλλά σαφώς, επαναλάβετε τις αποφάσεις που έγιναν. Είναι μια τελευταία ευκαιρία να εξασφαλίσουμε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με αυτό που αποφασίστηκε.

Ελέγξτε τα επόμενα βήματα

Ζητήστε από το άτομο που τραβούσε τις δουλειές του να κάνει μια επισκόπηση του ποιος είναι υπεύθυνος για το τι. Αυτό χρησιμεύει επίσης ως μια ευκαιρία για να διασφαλιστεί ότι οι ατομικές ευθύνες είναι σαφείς και ότι η ομάδα καταλαβαίνει τι θα ακολουθήσει.

Τερματίστε νωρίς

Αν είστε σε θέση να καλύψετε την ημερήσια διάταξη σας ταχύτερα από το προγραμματισμένο, τερματίστε τη συνεδρίαση.

Μερικές σκέψεις

Αποφύγετε την ανάγνωση ομάδας. απορρίψτε τη γραφή ομάδας

Αν έχετε συγκαλέσει μια ομάδα ανθρώπων για να διαβάσετε ένα έγγραφο μαζί, το κάνετε λάθος. Κάντε το τμήμα ανάγνωσης της εργασίας στο σπίτι, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε το χρόνο σας στη συζήτηση. Και παρακαλώ, παρακαλώ, παρακαλώ ποτέ να μην συγκαλέσετε μια ομάδα ανθρώπων για να γράψετε ένα έγγραφο. Για πολλούς από εμάς - ο Patrick σίγουρα συμπεριλαμβανόμενος - μια ομάδα οκτώ έξυπνων ανθρώπων που διαπερνούν τη φράση μιας φράσης είναι ο κυριολεκτικός ορισμός της κόλασης.

Προσαρμογή όπως κρίνετε κατάλληλο

Συγκεκριμένα, όταν πρόκειται για συναντήσεις, αλλά και γενικά, συμβουλευτείτε τις συμβουλές μας στο βαθμό που θα σας πάρει και στη συνέχεια θα το εγκαταλείψετε για τον δικό σας (ίσως καλύτερος) τρόπος εκτέλεσης των πραγμάτων. Πιθανότατα θα καταλήξετε σε πράγματα που δεν έχουμε και θα θέλαμε να τα δούμε στην πράξη.

Πες ευχαριστώ

Ο καθένας έχει πάρα πολύ πολλές απαιτήσεις για το χρόνο και την προσοχή του. Λοιπόν λένε χάρη στους ανθρώπους που έβγαλαν ένα κομμάτι του χρόνου τους, δώρισαν την προσοχή τους, και με την προϋπόθεση της εμπειρίας τους. Μια σύντομη έκφραση ειλικρινούς ευγνωμοσύνης μπορεί να προχωρήσει πολύ.

Και με αυτό ...

Ευχαριστώ για την ανάγνωση! Εκτιμούμε πραγματικά εσάς και την υποστήριξή σας!

(Δείτε τι κάναμε εκεί;)

- Ντέιβιντ και Πάτρικ