Αποδράστε από την κόλαση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αυτό δημοσιεύτηκε για πρώτη φορά στη λίστα μου Το γυαλί. Κάθε εβδομάδα, απαντώ σε μια ερώτηση του αναγνώστη.

Φωτογραφία από fishbulb9

Πώς μπορώ να γράψω πιο αποτελεσματικά ηλεκτρονικά μηνύματα σε λιγότερο χρόνο;

Ε: Ξοδεύω πάρα πολύ χρόνο γράφοντας ηλεκτρονικά μηνύματα. Τείνω να είμαι πολύ λεπτομερής προσανατολισμός, μοιράζομαι τόνους περιβάλλοντος και σκέψεις στην ομάδα και τους διευθυντές μου. Αλλά ως αποτέλεσμα, κάθε βράδυ μένω πολύ αργά γράφοντας πολλά ηλεκτρονικά μηνύματα πολλαπλών παραγράφων. Επηρεάζει τον ύπνο μου και αναστατώνει τη γυναίκα μου. Τι είναι χειρότερο, τα μακροχρόνια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου δεν είναι ακόμη αποτελεσματικά. Μερικές φορές θα τρέξω σε κάποιες μέρες αργότερα και θα σας πουν "Είδα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, αλλά δεν είχα την ευκαιρία να το διαβάσω ακόμα". Μπορείτε να με βοηθήσετε να ξεφύγω από την κόλαση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Αγαπάτε το ή το μίσος, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιθανό ένα μεγάλο μέρος της δουλειάς σας. Ακόμη και με σύγχρονες αντικαταστάσεις όπως το Workplace ή το Quip, η ασύγχρονη γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη για την ανταλλαγή σχεδίων, την παροχή ανατροφοδότησης και την ευθυγράμμιση των ομάδων.

Και καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει, θα έχετε περισσότερους ανθρώπους να συνδεθείτε και όλο και περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γράψετε και να απαντήσετε.

Λοιπόν, πώς μπορείτε να σταματήσετε να έχετε το φάκελο FOMO μηδέν, να βγάλετε τα σημεία σας συνοπτικά και να σώσετε τον γάμο σας; Συνέχισε να διαβάζεις.

Βεβαιωθείτε ότι εσείς είστε πραγματικά επικεντρώθηκε

Προτού μπορέσετε να προσπαθήσετε να μειώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ας βεβαιωθείτε ότι το πρόβλημα είναι ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο για να γράφετε και όχι ότι άλλες παρεκκλίσεις σας κρατούν πίσω. Το πρόσφατο άρθρο μου σχετικά με την παραμονή κίνητρο αντιμετωπίζει αυτό το θέμα. Όλα καλά εκεί; Ας συνεχίσουμε.

Δημιουργήστε την ικανότητα της συντομογραφίας

Απλώς κτυπά τον εαυτό σας λέγοντας "Θα γράψω σύντομα ηλεκτρονικά μηνύματα την επόμενη φορά" δεν πρόκειται να λειτουργήσει. Δεν μπορείτε μόνο να αλλάξετε τον εαυτό σας με μια συνήθεια. Όπως κάθε δεξιότητα, η επικοινωνία απαιτεί πρακτική. Έτσι, αναγνωρίστε ότι αυτό θα πάρει χρόνο και προσπάθεια, αλλά αυτή η επένδυση στην αυτο-βελτίωση θα αποδώσει στο μέλλον.

Εδώ είναι μια τεχνική για την πρακτική. Πάρτε ένα e-mail που έχετε ήδη γράψει με τον κανονικό σας τρόπο. Τώρα, επεξεργαστείτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι τις μισές λέξεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αφαίρεση κάποιων λέξεων ή προτάσεων ή μπορείτε απλώς να προσπαθήσετε ξανά να γράψετε ολόκληρο το κείμενο από την αρχή. Δώστε προσοχή σε αυτό που διαφέρει μεταξύ των μακρύτερων και μικρότερων εκδόσεων. Ποια εξαρτήματα ήταν ουσιαστικά απαραίτητα και ποια εξαρτήματα ήταν επιπλέον κορώνα;

Έχω ασκήσει αυτό με έναν προπονητή μιλώντας πριν, όπου μου έδωσε 60 δευτερόλεπτα για να απαντήσω σε μια ερώτηση (π.χ. "Για ποια ομάδα εργάζεστε και γιατί"). Στη συνέχεια, θα απαντούσα ξανά σε μόλις 30 δευτερόλεπτα. Έμεινα έκπληκτος πως κάθε φορά, η απάντηση των 30 δευτερολέπτων ήταν πιο εστιασμένη και σαφής.

Αποφύγετε τα σπαστά λόγια

Squishy λέξεις είναι ο μεγαλύτερος εχθρός σας. Αυτοφωτιστικές φράσεις όπως "Αισθάνομαι", "Δεν είμαι βέβαιος", "ίσως", χρησιμοποιώντας τη παθητική φωνή ή σχεδόν όλα τα επιρρήματα χάνουν χρόνο τόσο για εσάς όσο και για τον παραλήπτη σας, και μπερδέψτε το σημείο σας. Μελέτες δείχνουν ότι αυτή η "μαλακότερη γλώσσα" είναι πιο διαδεδομένη στις γυναίκες, έτσι οι κυρίες είναι στην επιφυλακή.

Μάθετε να αναγνωρίζετε τα σημάδια σάρωσης. Ακολουθούν παραδείγματα για τον τρόπο μετατροπής του κειμένου σας.

Παράδειγμα # 1: Δίνοντας συστάσεις

  • Πριν: "Δεν είμαι σίγουρος αν έχω εξετάσει πλήρως τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της κάθε επιλογής, αλλά με βάση αυτό που γνωρίζω σήμερα, νομίζω ότι η επιλογή 2 είναι ίσως μια καλή επιλογή. Τούτου λεχθέντος, είμαι πρόθυμος να είμαι πεπεισμένος αλλιώς αν έχετε μια διαφορετική προοπτική σε αυτό που θα θέλατε να συζητήσετε ».
  • Μετά από: "Η σύστασή μου είναι η επιλογή 2. Πώς ακούγεται αυτός ο ήχος;"

Τι άλλαξε:

  • Αυτό είναι ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όχι ένα δισκίο πέτρας. Δεν έχει σημασία πόσο ψυχική έρευνα έχετε κάνει για να φτάσετε στη σύστασή σας. Αν προτιμάτε την επιλογή 2, το αγοράστε.
  • Εάν έχετε μια ερώτηση, συμπεριλάβετε ένα ερωτηματικό. Η ερώτηση ως μια μακρόχρονη φράση δεν θα καταστήσει σαφές ότι θέλετε μια απάντηση.
  • Πριν από: 52 λέξεις. Μετά από: 9 λέξεις.

Παράδειγμα # 2: Συντονιστικές συναντήσεις

  • Πριν: "Νιώθω ότι θα ήταν καλό να συναντηθούμε ξανά για να συζητήσουμε περαιτέρω αυτό το θέμα. Δεν είμαι σίγουρος αν θα μπορέσουμε να συναντηθούμε και πάλι ενώ βρίσκεστε στην πόλη αυτή την εβδομάδα, αλλά αν δεν μπορούμε να κάνουμε τη σειρά των προγραμμάτων μας για να μπορέσουμε να συναντηθούμε προσωπικά προτού επιστρέψετε στο Το Σιάτλ, κάνοντας μια τηλεδιάσκεψη την επόμενη εβδομάδα, θα εκτιμηθεί πραγματικά. "
  • Μετά από: "Μπορούμε να συναντηθούμε και πάλι; Θα προτιμούσα αυτή την εβδομάδα προσωπικά ή VC την επόμενη εβδομάδα όταν βρίσκεστε στο Σιάτλ ».

Τι άλλαξε:

  • Αν δεν μιλάτε με venture capitalists, το VC είναι ένα καλά κατανοητό ακρωνύμιο στο πλαίσιο των συναντήσεων.
  • Ο παραλήπτης γνωρίζει προσωπικές συναντήσεις όταν δύο άτομα βρίσκονται στην ίδια φυσική τοποθεσία. Δεν χρειάζεται να το γράψετε για αυτούς.
  • Πριν από: 68 λέξεις. Μετά από: 18 λέξεις.

Παράδειγμα # 3: Διαχείριση ατόμων.

  • Πριν από: "Όσον αφορά την παρατήρησή σας ότι ο Jimmy φαίνεται λίγο αποσυνδεμένος από την υπόλοιπη ομάδα, νομίζω ότι μπορεί να έχετε δίκιο και πραγματικά σας εκτιμώ να το επισημάνω αυτό. Αφού έψαχνα αυτό και σκέφτηκα για λίγο, έχω την εντύπωση ότι ο Jimmy μπορεί να μην έλαβε πολλές οδηγίες για την οδηγία και αντ 'αυτού του δόθηκε αρκετή ελευθερία και ευελιξία στην επιλογή των δικών του έργων και αυτοδιαχειριζόμενη τις δικές του προτεραιότητες. Ενώ αυτό λειτουργεί καλά τόσο για τον ίδιο όσο και για την ομάδα, ο Jimmy είναι ακόμα σχετικά κατώτερος, οπότε πιθανότατα δεν επικεντρώνεται πάντοτε στην εργασία με την υψηλότερη προτεραιότητα. Επιπλέον, νομίζω ότι δεν παίρνει πραγματικά πολλά στοιχεία για το κατά πόσον το έργο του θα μπορούσε να βελτιωθεί ή όχι. Αυτό πιθανότατα δεν είναι επείγον πρόβλημα, καθώς γενικά είναι πολύ χρήσιμος, αλλά νομίζω ότι υπάρχει μια ευκαιρία για τον Jimmy να κάνει πιο πολύτιμη δουλειά που είναι πιο στενά συνδεδεμένη με την ομάδα. Νομίζω ότι θα ήταν χρήσιμο γι 'αυτόν να λάβει πιο συχνή κατεύθυνση για τα πράγματα που πρέπει να εστιάζει το χρόνο του, αλλά και για αυτόν να αρχίσει να παίρνει περισσότερη ανάδραση και συνέχεια σε τακτική βάση για το τι φαίνεται να λειτουργεί καλά, και ποιες είναι ορισμένες από τις περιοχές όπου τα πράγματα μπορούν να βελτιωθούν. Έτσι, αυτό σκέφτομαι να δοκιμάσω μαζί του. Θα προσπαθήσω να το δοκιμάσω τις ερχόμενες εβδομάδες και θα προγραμματίσω να σας ενημερώσω αν αυτό φαίνεται να είναι αποτελεσματικό ή όχι στη βελτίωση του έργου του Jimmy που προχωράει από την άποψη της καλύτερης σύνδεσής του με την υπόλοιπη ομάδα προτεραιότητες, καθώς και το έργο του να είναι υψηλότερης ποιότητας συνολικά ».
  • Μετά από: "Συμφωνώ ότι ο Jimmy χρειάζεται περισσότερη κατεύθυνση και ανατροφοδότηση. Θα το κάνω αυτό την επόμενη εβδομάδα. "

Τι άλλαξε:

  • Τα παντα. Και όμως τίποτα. Το ίδιο ακριβώς νόημα μεταφέρθηκε, εκτός από τη στιγμή που οι άνθρωποι θα το διαβάσουν.
  • Πριν από: 289 λέξεις. Μετά από: 13 λέξεις.

Γνωρίστε το τέλος σας πριν ξεκινήσετε

Η βιασύνη στην πληκτρολόγηση χωρίς μια σαφή ιδέα για το τι προσπαθείτε να πείτε είναι επικίνδυνη.

Ξεκινήστε με τα χέρια σας από το πληκτρολόγιο. Σκεφτείτε το αποτέλεσμα που θέλετε. Τι ερωτήσεις θέλετε να ρωτήσετε; Ποια σημεία θέλετε να κάνετε; Γρήγορα πληκτρολογήστε αυτό το περίγραμμα στην γλώσσα που έχετε επιλέξει. Τα θραύσματα των προτάσεων είναι ωραία.

Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτά τα σημεία αν χρειαστεί, αλλά μην κάνετε τίποτα περισσότερο από ό, τι είναι απαραίτητο. Με την πρακτική, αυτό το περίγραμμα στην πραγματικότητα είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, και μπορείτε να χτυπήσετε στείλετε σε λίγα λεπτά χωρίς να κολλήσετε κάτω από μια τρύπα κουνελιών ατελείωτων αναθεωρήσεων.

Καλέστε τα στοιχεία δράσης και τα ονόματα με έντονους χαρακτήρες

Εάν είστε θαμμένοι σε ένα σωρό e-mail, οι πιθανότητες είναι όλοι οι άλλοι είναι επίσης καλά. Κάντε το εύκολο για τους παραλήπτες να γνωρίζουν ακριβώς τι θέλετε να κάνουν. Εάν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι στο νήμα και υπάρχει κάποιος συγκεκριμένα που θέλετε να απαντήσετε, βάλτε το όνομα με έντονους χαρακτήρες με αυτό να αναφέρει σαφώς τι περιμένετε από αυτούς και πότε.

Ο πανίσχυρος ΤL · DR

Στην ιδανική περίπτωση, ολόκληρο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μόνο το τμήμα TL, DR ("πάρα πολύ και δεν το διαβάσατε"). Αλλά εάν περισσότερο το πλαίσιο θα βοηθήσει να πλαισιώσετε τι είναι το e-mail σας, ή τι ο αναγνώστης θα πρέπει να απομακρύνει από αυτό ή να κάνει το επόμενο, ξεκινήστε με τα συμπεράσματά σας σε μια ενότητα "tl; dr" στην αρχή, είτε ως ένα ενιαίο απλό (με έντονα γράμματα) ή μερικά σύντομα σημεία.

Προωθώντας την εθιμοτυπία και τον φοβερό FYI

Ως επακόλουθο των παραπάνω, ποτέ δεν προωθήσατε κατά μήκος μιας τεράστιας αλυσίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς TL, DR γιατί στέλνετε αυτό το μήνυμα και τι θέλετε να αποχωρήσει ο παραλήπτης, όπως μια σύντομη περίληψη των τμημάτων που πρέπει να εστιάσετε ή ένα αντικείμενο ενέργειας.

  • Πριν: "FYI. Δες παρακάτω. Σκέψεις; "(Ακολούθησε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 20 μηνυμάτων που αφορούσε μια δωδεκάδα ανθρώπων που συζητούσαν μια επίμαχη απόφαση προϊόντος.
  • Μετά από: "FYI. Δες παρακάτω. Η ομάδα σχεδιασμού μας θέλει να υποστηρίξει τα B2C και C2C σε μια συνδυασμένη ροή, αλλά η ομάδα πωλήσεων θέλει να δώσει προτεραιότητα στο B2C. Σας παρακαλούμε να συμβουλευτείτε πώς μπορούμε να το λύσουμε αυτό. "

Προωθώντας ένα τεράστιο νήμα με τίποτα περισσότερο από το "Σκέψεις;" στην αρχή είναι το ισοδύναμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας φλεγμονώδους τσάντας σκύλου στο κατώφλι σας.

Ζητήστε συγγνώμη για τη σύζυγό σας και για περισσότερο ύπνο

Ένας ευτυχισμένος γάμος και αρκετή ξεκούραση αξίζει περισσότερο από οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και σίγουρα θα σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί στη δουλειά σας. Ευχαριστώ για την ερώτησή σας και σας εύχομαι καλή τύχη να αλλάζετε τους σπασμένους τρόπους σας, καθώς εσείς στρέφετε προς τις μαργαριταρένια πύλες των θυρίδων μηδέν.

Για να ρωτήσετε μια ερώτηση ή να ακολουθήσετε εβδομαδιαία με περισσότερα ερωτήματα και ερωτήματα όπως αυτό, εγγραφείτε στην λίστα αλληλογραφίας του Glass.